Hramba dokumentacije
Podatke, kakršni so npr. izpostavljenost pri delu posamičnim nevarnim kemikalijam ali rezultati preventivnih zdravstvenih pregledov, je treba hraniti trajno, ker se nekatere posledice poklicnega dela pokažejo šele z daljšim zamikom. Takšne so npr. dolgoletne latentne dobe za nekatere poklicne bolezni – npr. azbestne poklicne bolezni tudi po več desetletjih. Podatki o uporabljenih nevarnih kemikalijah so prav tako lahko tudi po desetletjih pomembni za saniranje morebiti onesnaženega življenjskega okolja.
_______________________________________________________
61. člen ZVZD-1 določa:
Delodajalec hrani vso dokumentacijo po tem zakonu in podzakonskih aktih, zlasti pa dokumentacijo, ki se nanaša na:
- obdobne preiskave škodljivosti v delovnem okolju;
- obdobne preglede in preizkuse delovne opreme;
- preglede in preizkuse osebne varovalne opreme;
- opravljeno usposabljanje za varno delo in preizkuse usposobljenosti;
- zdravstvene preglede delavcev;
- nezgode pri delu, kolektivne nezgode, nevarne pojave, ugotovljene poklicne bolezni in bolezni, povezane z delom ter njihove vzroke;
- nevarne snovi, ki jih uporablja, če tako določajo posebni predpisi.
Delodajalec dokumentacijo trajno hrani . Delodajalec mora v primeru prenehanja predati dokumentacijo Inšpektoratu Republike Slovenije za delo, če ta zakon ali podzakonski akti ne določajo drugače.
Tolmačenje MDDSZ, 2012: Na kakšen način je potrebno trajno hraniti dokumentacijo iz 61. člena zakona o
varnosti in zdravju pri delu? Je potrebno hraniti zgolj evidence ali tudi vsa poročila, zapisnike ipd.? Na kakšen način je urejena predaja dokumentacije na inšpektorat v primeru prenehanja delodajalca?
Odgovor MDDSZ: ZVZD-1 v 61. členu ne predpisuje delodajalcem vodenja evidenc, temveč trajno hranjenje dokumentacije. Odločitev o načinu hranjenja evidenc in njeni vsebini je torej prepuščena delodajalcem. Z dokumentacijo je treba ravnati skladno s predpisi o arhivskem in dokumentarnem gradivu ter mora biti predvsem zavarovana pred uničenjem. Hranjena mora biti tako, da je vedno na voljo inšpekciji dela ob njihovem pregledu. Postopek predaje dokumentacije na inšpektorat za delo v primeru prenehanja delodajalca ni predpisan.
________________________________________________
Stališče ZSSS:
POMNI: Zaradi varstva osebnih podatkov dokumentacijo o osebnih rezultatih preventivnih zdravstvenih pregledov hrani izvajalec medicine dela in ne delodajalec.
Da se prepreči morebitna izguba je treba ključno delodajalčevo dokumentacijo (npr. o rezultatih obdobnih preiskav delovnega okolja in opreme, kateri delavci so bili izpostavljeni katerim nevarnim kemikalijam, o preventivnih zdravstvenih pregledih) hraniti na nacionalni ravni v digitalizirani obliki, 2021, na tej povezavi.
